Tin tức & hoạt động

 

Có thể nhận thấy rằng, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, đơn vị luôn được các cấp lãnh đạo đặc biệt quan tâm.

Được thành lập từ ngày 13/9/1976, Công ty Điện lực Lâm Đồng đã trải qua 36 năm hình thành và phát triển. Cũng ngần ấy thời  gian, số lượng công văn, hồ sơ… liên quan đến công tác hành chính luôn là vấn đề nan giải của Công ty.

Hiện nay, Công ty Điện lực Lâm Đồng đang quản lý kho lưu trữ trên 1.000 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học. Việc tra cứu tài liệu rất khó khăn, thiếu sự chính xác và đặc biệt là tốn nhiều thời gian.

Từ đầu năm 2011, Công ty Điện lực Lâm Đồng đã xây dựng phương án Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công ty Điện lực Lâm Đồng và được sự đồng ý của Tổng công ty Điện lực miền Nam.

Trung tâm lưu trữ Quốc gia cùng với Công ty Điện lực Lâm Đồng phối hợp thực hiện đề án trên ở giai đoạn 01( từ tháng 6/2011 – tháng 4/2012) với việc phân loại và chỉnh lý sơ bộ trên 1000 mét tài liệu.

Ở giai đoạn 2 Trung tâm lưu trữ Quốc gia thực hiện chỉnh lý khoa học 250 mét kéo dài từ tháng 4/2012 – tháng 9/2012.

Ngoài việc tổ chức sắp xếp, chỉnh lý khoa học và lập công cụ tra cứu đối với tài liệu đang quản lý sử dụng, bảo quản an toàn tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận lợi và tổ chức sử dụng, khai thác hiệu quả khối tài liệu của Công ty mà công tác này còn chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng qui trình nghiệp vụ hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước và quan trọng hơn, công tác này còn bào quản an toàn tài liệu và giữ gìn bí mật thông tin tài liệu của Công ty.

Để chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ tài liệu phải trải qua 21 công đoạn như :Giao nhận tài liệu; Vệ sinh bộ tài liệu trước khi chỉnh lý; Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại; Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; Biên mục phiếu tin; kiểm tra chỉnh sửa lập hồ sơ và biên mục phiếu tin…, lập mục hồ sơ, xử lý tài liệu, kết thúc chỉnh lý…

Với tổng kinh phí cho công trình này gần 1 tỷ đồng, tin rằng sau khi hoàn thiện, dự án sẽ là tâm điểm cho các Điện lực học tập, nghiên cứu và triển khai đồng bộ.