Trang chủ Văn hóa doanh nghiệp
 

TIẾT KIỆM CHI PHÍ CHO LỢI ÍCH CHÍNH MÌNH

Quản lý dụng cụ văn phòng phẩm là phần việc phải chú trọng của đội ngũ nhân viên hành chính trong Công ty. Thực hiện tốt việc quản lý những đồ dùng văn phòng phẩm một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp cho việc giảm chi phí, đáp ứng nhu cầu của công ty.  Công ty Điện lực Lâm Đồng  đã thực hiện tốt việc quản lý văn phòng phẩm (VPP)  từ nhiều năm qua.


          Nhu cầu từ thực tế và tái sử dụng

          Trước khi lập kế hoạch mua văn phòng phẩm cho Công ty, các phòng ban trong đơn vị đã tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của từng cá nhân trên bảng danh mục cụ thể. Mỗi cá nhân phải căn cứ tình hình thực tế Văn phòng phẩm đang sử dụng của mình: những vật dụng nào còn dư thì thông báo cho CBCNV trong phòng biết để sử dụng không phải mua thêm, còn những vật dụng nào thiếu thì kê vào bảng kê chi tiết VPP của từng cá nhân trong bảng đăng ký mua VPP chung trong cả phòng. Cách làm này giúp từng phòng, ban kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, các phòng ban còn dựa trên bảng tổng hợp văn phòng phẩm của cả phòng để có thể tính toán trước chi phí mua sắm, cân đối với định mức công ty cấp.

           Văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng dùng chung cần được đặt ở một tủ nhất định, để nhanh chóng kiểm tra số lượng tồn, cũng như giám sát trong việc sử dụng trong tháng. Lãnh đạo phòng ban thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong phòng, ban của mình có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết  chủng loại VPP nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, các nhân viên trong phòng đã tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như: kẹp ghim, kẹp bướm, giấy ghi chú, bút … cho các nhân viên khác. Cách làm này giúp tận dụng tối đa công năng của văn phòng phẩm và giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.

            Chọn văn phòng phẩm chất lượng

01.jpg            Đơn vị luôn chú trọng mua sắm các VPP có chất lượng. Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng khác nhau. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn. Do vậy, đơn vị luôn chọn các loại VPP có chất lượng, của các hãng uy tín và đơn vị phân phối uy tín. Một trong những kinh nghiệm đơn vị thường xuyên áp dụng là chia sản phẩm văn phòng phẩm làm nhiều nhóm như: văn phòng phẩm dùng một lần, văn phòng phẩm dùng ngắn hạn, văn phòng phẩm dùng dài hạn:

-  Đối với văn phòng phẩm dùng một lần (như ghim giấy, kẹp giấy, giấy ghi chú) thì không nhất thiết phải chọn sản phẩm quá mắc tiền vì những văn phòng phẩm này thường đơn giản không đòi hỏi độ bền cao và chu kỳ sử dụng ngắn, nên có thể bạn sẽ bỏ đi chỉ sau một lần dùng;

- Đối với văn phòng phẩm dùng ngắn hạn (bút viết, kim bấm, giấy photo):cái quan trọng nhất ở đây chính là sự ổn định, có nghĩa là văn phòng phẩm đáp ứng đúng nhu cầu  của đơn vị. Ví dụ đơn giản như cây bút yêu cầu ra mực đều không bị lem hay không bị tắc mực. Ở đây không nhất thiết phải chọn sản phẩm cao cấp có thân bút đẹp…

- Đối với văn phòng phẩm dùng dài hạn (bìa lưu trữ, bấm giấy, máy tính): Đơn vị mua những sản phẩm có chất lượng tốt, không ham rẻ do nhà cung cấp gợi ý nhưng khi mua về dùng chỉ sau một thời gian ngắn là phát sinh lỗi. Cũng có trường hợp người bán cho đổi lại nhưng công việc của bạn cũng bị gián đoạn làm giảm hiệu suất làm việc đáng kể.

            Tiết kiệm văn phòng phẩm không chỉ làm giảm chi phí doanh nghiệp mà còn giảm đáng kể thời gian sàng lọc, tiêu hủy những tài liệu không cần thiết, đưa tiêu chí thực hành tiết kiệm trở thành một phần trong xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp. Vì vậy, trong những năm qua và trong thời gian sắp tới, người lao động trong Công ty luôn nêu cao ý thức tự giác thực hành tiết kiệm trong quản lý hành chính trong đó có văn phòng phẩm từ những hành động thiết thực trong công việc hàng ngày./.

In      Trở về Hoàng Việt, phòng TCKT
 
Các Văn hóa doanh nghiệp đã đưa
   Quy tắc 5 giờ vàng của bất cứ người thành công nào (14:46 - 08/11/2016)
   Thành công nhờ những câu hỏi đúng (14:38 - 08/11/2016)
   Dấu hiệu nhận biết sếp tuyệt vời hay tồi tệ (11:09 - 05/10/2016)
   4 cách để nhà lãnh đạo kiểm soát tư duy tốt hơn (11:06 - 05/10/2016)
   4 thói quen giúp bạn luôn được yêu mến nơi công sở (09:51 - 04/10/2016)
   Thái độ tích cực: Bí quyết trả lời những câu hỏi khó (16:19 - 21/09/2016)
   Những điều cần "giữ miệng" khi nói chuyện với sếp (16:18 - 21/09/2016)

Đầu trang